李海潇-职场word进阶指南

工作中,每个人都会接触的办公软件,就是Word。会用它的人可以3分钟搞定工作,不会用的人,花上3个小时也不一定能完成。怎么才能把Word发挥出最大效果?今天,我们特意请来了畅销书《Word之光》的作者李海潇,为你整理出了10个技巧,都是在日常办公中特别常见的。掌握这些技巧,让你的工作事半功倍。

  1. 生僻字生成拼音
    我们难免会遇到几个文档里不认识的生僻字,不用查百度,用Word自带拼音功能可以帮你解决。只需要选中文本,单击“开始”选项卡的“拼音指南”命令按钮,就可以看到文字的拼音。

2.设置自动保存时间,防止死机丢文件
花大力气写的文档还没保存,电脑就死机了,这种痛苦你是不是也经历过?其实,单击“文件”→“选项”→“保存”,把自动保存时间设置为“1分钟”即可。这样Word每隔1分钟就会自动保存一次。即使死机,顶多也就损失1分钟之内的内容。 一键拆分表格

3. 在Word里,当表格太长需要拆分时,很多人只能删除再新建一个表格。其实只需把光标置于表格要拆分的位置,按快捷键:Ctrl+Shift+Enter,就可以轻松搞定。

4.竖向删除内容
Word里删除内容都要先选中,如果你要删除的内容是竖着对齐的怎么办?一行一行选中太费劲了,可以直接用竖向选择功能:按住Alt键,再按住鼠标左键来拖动,即可竖向选中文本。

5.图片批量修改大小
文档里图片长宽不一,不美观,怎么快速统一大小呢?两步就好:
①选中一张图片,在“图片格式”中,设置你需要的高度、宽度。
②选中其他图片,单击键盘上F4键即可(笔记本电脑按Fn+F4键)。

6.一页纸打印
打印时,可能总有那么一两行被单独甩到一页上。浪费纸,阅读起来还不方便。其实,只要设置一下“一页纸打印”即可:
在功能区的搜索文本框内直接输入“打印”二字,选择“预览和打印”→“打印预览编辑模式”。

7.文本、表格相互转换
在Word里,当数据、信息多的时候,用表格肯定比纯文字清楚。这时你就可以把纯文字一键转换成表格。
① 选中你需要转换的文本,单击“插入”→“表格”→“文本转换成表格”。
② 观察“表格尺寸”,看行列数量是否正确。调整正确后点击“确定”。
注意:文本的分隔符号一定是英文符号,像咱们案例中的逗号就全部是英文逗号。

8.图片批量居中
Word中插入图片默认都是左对齐,怎么给文档里数十张图片批量居中呢?用查找替换功能,批量替换图片格式,10秒就能搞定。

9.合同信息两栏对齐
合同文档中甲乙双方的信息,通常要两栏对齐,用敲空格的方式可以暂且对齐,但一旦输入文本,后面的文字就跟着跑掉,很烦人:

10.批量删除空格空行
在网上下载的文档,打开总会有各种各样的空格、空白行。把所有的空行全删除,你可以用查找替换功能。
首先,删除所有空格:
① 按Ctrl+H,打开“替换”对话框。
② “查找内容”一栏中输入“^w”(代表空格,^可以按shift+6输入),或者单击“更多”→“特殊格式”→“空白区域”。
③ “替换为”一栏空着即可,代表删除,最后单击“全部替换”。

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